HLM Privé - Société d'habitation du Québec

HLM Privé
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2017Mars, vol. 22, n° 1

Rappel concernant certains postes budgétaires

La Société d’habitation du Québec (SHQ) souhaite vous rappeler des informations concernant certains postes budgétaires du programme HLM privé.

10 heures de formation – directeurs et directrices à temps partiel (Autres dépenses – 61749)

Salaire horaire et avantages sociaux pour les heures de présence à des formations ou à des congrès, tels que :

  • congrès du ROHQ et de l’ADOHQ
  • rencontre avec le conseiller en gestion;
  • rencontre dans le cadre des regroupements des OH;
  • formation en tenue de livres, en gestion, en suivi de budget;
  • rencontre avec le centre de services (CS) pour établir le PPI;
  • rencontres régionales;
  • formation auprès du CFPO géré par le ROHQ.

Vous devez avoir assisté à une formation pour pouvoir réclamer les heures de formation. Vous devez également avoir une pièce justificative à présenter lorsque la SHQ demande des documents probants dans son analyse des états financiers. La dépense doit être répartie entre les divers programmes s’il y a lieu.

Les formations spécifiques pour les programmes ACL, LAQ, AR ou autres ne sont pas admissibles dans le calcul de la subvention HLM.

Formation (61222)

Les formations pour les directeurs ou directrices doivent avoir un lien avec la gestion de l’organisme. Les frais admissibles à un remboursement comprennent :

  • Les frais d’inscription;
  • Les repas;
  • Les frais de déplacement et de séjour pour assister à la formation.

Les formations spécifiques pour les programmes ACL, LAQ, AR ou autres ne sont pas admissibles dans le calcul de la subvention HLM.

Déplacements et séjours (61212, 62312)

Pour être admissibles à un remboursement, les frais de déplacement doivent répondre aux critères de la directive gouvernementale sur les frais remboursables lors d’un déplacement et autres frais inhérents (référence : Manuel de gestion du logement social (OH – HLM privé), chapitre D, section 4, sujet 2, page 1).

Les frais de déplacement doivent être liés aux opérations courantes.

Gestion d’autres organismes subventionnés ou non subventionnés

Un OH ayant offert ses services (autres que ceux offerts par le CS) pour la gestion d’un autre organisme doit comptabiliser les dépenses encourues pour offrir les services au poste 62497 – Autres frais d’exploitation. Ces dépenses peuvent comprendre :

  • les salaires administratifs et les avantages sociaux liés à ces derniers;
  • les salaires de conciergerie et les avantages sociaux;
  • les dépenses de bureau;
  • les dépenses de communication;
  • les frais de déplacement, s’il y a lieu.

Cette liste n’est pas exhaustive puisqu’elle dépend du contrat de gestion.

Quant aux revenus, ils font l’objet d’une facturation transmise à l’organisme géré et doivent être comptabilisés au poste 51864 – Revenus divers.

Il est important de vous assurer que le budget de votre organisme respecte cette comptabilisation. Si ce n’est pas le cas, vous devez communiquer avec votre conseiller en gestion.

Organisme géré par un autre organisme

Les dépenses relatives à la gestion qui est faite par un autre organisme doivent être comptabilisées au poste 61292 – Honoraires professionnels et de services ou au poste 61192 – Honoraires de gestion (HLM volet privé). Il n’y a pas lieu de faire la répartition des dépenses qui ont été facturées à votre organisme entre les divers postes concernés de la charte de comptes.

Soutien à la clientèle (61753)

Toutes les dépenses relatives au soutien à la clientèle doivent être comptabilisées au poste 61753 – Soutien à la clientèle, même si ce poste est normé à 22 $ par logement. Tout excédent de la norme (budget) doit être supporté par :

  • un revenu qui provient soit d’une subvention autre que celle de la SHQ (51867) ou tous revenus provenant d’une autre source (Revenus divers – 51864, Location des espaces non résidentiels – 51662 avec autorisation de la SHQ pour ce dernier);
  • l’utilisation de la réserve d’autogestion.

Lors de la production du rapport financier annuel (RFA) Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre., vous devrez remplir l’annexe H (Détail de certains postes).

Nouveau : Frais de congrès (61743)

Tous les frais de congrès doivent dorénavant être comptabilisés au poste 61743 – Frais de congrès. Les organismes n’ayant pas de budget à ce poste (250 logements et plus) ou ayant un budget insuffisant (moins de 250 logements) doivent contacter leur conseiller en gestion pour obtenir les sommes nécessaires (révision budgétaire). Les activités concernées sont entre autres les congrès du ROHQ et de l’ADOQH, le Rendez-vous de l’habitation et le Colloque des gestionnaires techniques.

Les frais de congrès admissibles sont ceux liés :

  • à l’inscription;
  • aux déplacements et au séjour;
  • aux repas.

Rappel :

  • Les organismes de moins de 250 logements ne peuvent réclamer un remboursement des frais que pour deux participants maximum;
  • Les repas inclus dans le coût d’inscription au congrès ou dans le coût de la nuitée à l’hôtel ne peuvent faire l’objet d’une réclamation forfaitaire;
  • Dans le cas d’un séjour à l’hôtel même où a lieu le congrès, le coût de la chambre qui excède le montant forfaitaire sera remboursable;
  • Pour tout autre hôtel, c’est le montant forfaitaire qui sera accepté selon la période de l’année;
  • Ces frais concernent les personnes qui assistent au congrès (directeur et directrice, président et présidente, ou autre membre du conseil d’administration).

La SHQ se réserve le droit de refuser toute dépense jugée abusive pour la taille de l’organisme.

Utilisation de la réserve d’autogestion (62731)

Depuis l’année financière 2014, la SHQ a modifié la charte de comptes pour l’utilisation de la réserve d’autogestion.

Dorénavant, lorsqu’il y a utilisation de cette réserve,le poste 62777 – Dépenses financées à même la réservene doit plus être utilisé. Vous devez inscrire la dépense dans un poste correspondant à la nature de celle-ci et inscrire l’information à l’annexe H.

L’écriture comptable est la suivante :

Dépense ou immobilisation selon la nature

XX $ (DT)

Poste 62731

XX $ (CT)

(Référence : Guide d’élaboration du rapport financier annuel 2016 (2.3 Mo))

Programme Supplément au loyer : transmission de l’annexe D

Les ententes signées entre votre organisme et la Société d’habitation du Québec (SHQ) spécifient que vous devez transmettre à la SHQ le formulaire Renouvellement ou nouvelle attribution de subvention (annexe D) (113 Ko), dûment signé, dans les deux mois précédant la date de renouvellement des baux, généralement le 1er juillet.

Ce formulaire a été modifié : assurez-vous d’utiliser la bonne version, qui contient entre autres une colonne sur le type de chauffage.

Prenez note qu’en dehors de la période de renouvellement des baux, vous devez également nous transmettre, par l’entremise de l’annexe D, l'information concernant les nouveaux baux débutant en cours d’année.

Documents à joindre

De plus, vous devez joindre à l’annexe D les documents suivants pour que la SHQ puisse en faire l’analyse :

  1. le formulaire Calcul de la subvention
    Consignes :
    • Important! Assurez-vous d’utiliser le formulaire de la SHQ et non la version de la SCHL;
    • Le formulaire Calcul de la subvention est produit à partir de la Feuille de calcul détaillé du loyer total à payer (1.4 Mo) ;
    • Assurez-vous que toutes les données contenues dans ce formulaire ont bien été reportées dans l’annexe D :
      • le numéro de l’unité attribué par la SHQ;
      • les services inclus ou non au bail;
      • le nouveau ménage;
      • le montant de la part du ménage;
      • la période de renouvellement des baux;
      • etc.
  2. les preuves de revenus de chacun des ménages
    Consignes :
    • Assurez-vous que les preuves de revenus que vous avez fournies sont complètes (ex. : toutes les pages de l’avis de cotisation);
    • Accordez une attention particulière aux preuves de revenus d’entreprise. L’état des résultats doit être joint à l’avis de cotisation.Vous référer au chapitre D du Guide de gestion du PSL Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. (sujet 5, page 1) pour déterminer les documents à fournir en lien avec ce type de preuves de revenus. Prenez note que le Manuel de gestion du logement social et le Guide de gestion du PSL seront modifiés à cet effet.
  3. le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements nominatifs (166 Ko) (dans le cas des ménages avec enfants)
    Consigne :
    • Le formulaire doit être signé par le bénéficiaire et par son centre local d’emploi.

Dans le cadre du crédit d’impôt à la solidarité (CIS), Revenu Québec doit vérifier avec la SHQ si certaines adresses sont subventionnées ou non. Transmettre à temps les annexes D à la SHQ évite que des citoyens se voient refuser leur CIS.

Mise en garde : les documents non conformes pourront être retournés à l’expéditeur sans avoir été traités.

Transmission des documents

Vous devez faire parvenir les annexes D et les documents afférents à l’adresse suivante :

Société d’habitation du Québec
Direction du suivi financier et du pilotage opérationnel
1054, rue Louis-Alexandre-Taschereau
Aile Saint-Amable, 4e étage
Québec (Québec)  G1R 5E7

Indexation automatique des revenus

Vous pouvez dès maintenant consulter les indexations en vigueur à compter du 1er mars 2017 en vertu du Règlement sur les conditions de locations des logements à loyer modique Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre..

Rappelons que ces nouveaux montants indexés sont nécessaires au calcul des loyers (pour les nouveaux baux et les baux reconduits) et au calcul des réductions de loyer. Vous les trouverez dans l’Espace partenaires du site Web de la SHQ, dans la page Règlements, lois et pratiques Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre..

Veuillez noter que les suppléments autres que l’électricité domestique (par exemple, les frais pour un stationnement ou un climatiseur) ne sont pas indexés. Ils demeurent donc identiques à ce qui est indiqué dans les paragraphes 2 à 6 de l’article 11 du Règlement.

Programme Supplément au loyer : augmentation de loyer 2017

En vertu du programme Supplément au loyer (PSL), la hausse maximale d’un loyer qui peut être accordée sur demande des propriétaires privés est établie à partir des variations moyennes estimées par la Régie du logement.

Ces variations pour l’année 2017 ont été rendues publiques par voie de communiqué Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. le 9 février dernier et se présentent comme suit :

  • 0,6 % pour les logements non chauffés;
  • 0,6 % pour les logements chauffés à l’électricité;
  • 0,1 % pour les logements chauffés au gaz;
  • 0,0 % pour les logements chauffés au mazout.

Comment s’applique la hausse?

Rappelons que ces augmentations ne doivent pas être accordées automatiquement. Vous devez préalablement avoir en main la liste des loyers de tous les logements de l’immeuble concerné, car, lorsqu’une hausse de loyer est accordée, il faut s’assurer que le loyer des logements subventionnés ne s’avère pas plus élevé que celui des logements non subventionnés comparables.

Lorsque vous effectuez vos calculs, il est primordial de tenir compte aussi du coût des logements du secteur concerné.

Des augmentations supérieures à celles prévues par la Régie?

Par ailleurs, il faut rappeler que les ententes conclues entre les offices d’habitation et les propriétaires privés dans le cadre du PSL permettent des augmentations de loyer supérieures à celles détaillées ci-dessus. Ces augmentations peuvent être justifiées notamment par une majoration de taxes ou des travaux majeurs.

Pour déterminer le taux d’augmentation, la Régie met à votre disposition, dans son site Web, un outil de calcul pour la fixation de loyer Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.. Il est aussi possible d’imprimer une version PDF du formulaire et d’effectuer le calcul manuellement.

Si vous prévoyez devoir appliquer des augmentations supérieures à celles prévues par la Régie, vous êtes invité à en informer la SHQ. Vous pouvez le faire en inscrivant une mention à ce sujet dans l'annexe D – Renouvellement ou nouvelle attribution de subvention du PSL (113 Ko).

Si vous transmettez l’annexe D par l’entremise de l’application EDI Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre., vous devez aussi transmettre un courriel à la SHQ en prenant soin de préciser les numéros des suppléments au loyer touchés (et conserver dans vos dossiers les calculs reliés à la fixation du loyer).