Rôle du directeur et du préposé à l’entretien à temps partiel d’un organisme - Société d'habitation du Québec

À l'intention du personnel à temps partiel

Tous les organismes du réseau de l’habitation sociale, soit les offices d’habitation, les coopératives et les organismes d’habitation sans but lucratif, sont tenus de faire l’entretien préventif des immeubles et des logements dont ils ont la responsabilité, comme le précise le Manuel de gestion du logement social (chapitre E, section 4, pages 15-16).

Dans les organismes où le personnel travaille à temps partiel, les directeurs et les préposés à l’entretien doivent travailler conjointement afin d’optimiser cet entretien préventif, notamment par la consultation de la section Web sur l’entretien préventif¹ disponible sur le site Web de la Société d’habitation du Québec (SHQ). Mais quels sont les rôles de chacun? La présente fiche d’information les décrit de façon succincte.

Le directeur planifie, organise et supervise les activités liées à l’entretien préventif du parc immobilier sous sa responsabilité. À ce titre, il doit s’assurer :

• que le préposé à l’entretien dispose des outils et du matériel nécessaires pour procéder adéquatement aux séquences de vérification prévues ainsi qu’aux interventions mineures;
• que le préposé à l’entretien procède chaque mois à la vérification des composants du ou des immeubles sous la responsabilité de l’organisme à l’aide du Calendrier d’entretien préventif;
• que le préposé à l’entretien procède durant l’année à la vérification des composants et des équipements de tous les logements sous la responsabilité de l’organisme, à l’aide de la grille ou de la séquence de vérification fournies dans la section Vérification annuelle des logements;
• d’aviser au préalable les locataires des logements faisant l’objet d’une vérification;
• d’avoir à sa disposition les fiches Inventaire et historique des différents composants et équipements remplies chaque mois par le préposé à l’entretien, et ce, afin de connaître l’état des immeubles et des logements, de planifier la réalisation de travaux, le cas échéant, et de pouvoir rendre des comptes aux autorités de la SHQ;
• de connaître le temps nécessaire au concierge pour effectuer les travaux d’entretien;
• de communiquer avec son centre de services si les travaux doivent, en raison de leur envergure, figurer dans le bilan de santé des immeubles ou si, en vertu de la réglementation en vigueur, ils ne peuvent être réalisés par le préposé à l’entretien; le directeur peut consulter à cette fin la fiche d’information technique qui porte sur les obligations régissant les travaux effectués par le personnel des organismes.

Le préposé à l’entretien assume les différentes tâches liées à l’entretien préventif des immeubles. À ce titre, il doit :

• vérifier mensuellement, selon le Calendrier d'entretien préventif, les composants et les équipements des immeubles dont il assure l’entretien;
• procéder, chaque année, à la vérification des composants et des équipements de tous les logements dont il assure l’entretien, à l’aide de la grille ou de la séquence de vérification fournies dans la section Vérification annuelle des logements; il doit s’assurer au préalable que les locataires sont avisés de la date de l’inspection de leur logement;
• remplir au fur et à mesure les fiches Inventaire et historique et décrire ses observations sur l’état des composants et les interventions à faire, le cas échéant;
• rendre disponible au directeur de l’organisme l’ensemble des fiches Inventaire et historique qui permettent à ce dernier d’établir les priorités d’intervention;
• réaliser sur-le-champ les travaux d’entretien mineurs;
• demander l’autorisation du directeur de l’organisme pour entreprendre des travaux qui requièrent une plus grande disponibilité de temps ou d’argent;
• aviser le directeur lorsqu’il constate des désordres importants afin que ce dernier en informe son centre de services responsable du bilan de santé des immeubles.

Pour plus d’information sur le sujet, nous vous invitons à communiquer avec votre conseiller en gestion de la SHQ.

¹ Mis à jour en mai 2015, ce guide est surtout destiné aux organismes dont les directeurs et les préposés à l’entretien travaillent à temps partiel. D’autres outils d’entretien préventif tels que le module préventif de SIGLS.NET peuvent également être disponibles.